[摘要] 本文对会展管理信息系统的基本模式进行了仔细的 研究 ，认为对于开放式会展系统如果采取传统的业务处理的模式，不能对会展活动进行有效控制，因此提出了面向管理的 应用 模式，其主要思想是构建会展系统的阶段性控制，通过局部控制从而实现对整个系统管理的一种机制，这种机制将会展的管理工作转换成为对会展的项目的管理和控制。
[关键词] 会展管理会展信息管理会展管理信息系统
一、前言
会展是信息密集型的活动，具有前期准备时间长，实施时间短的特点，在整个会展期间，尤其是在临近开始的短暂时间内，将会涌现出大量的、高密度的信息，这些信息必须要及时准确的进行处理。我们把它们又可以分成财务信息、接待信息、会议进程信息、人员信息、场馆信息、物流信息、住宿信息等，通过这些信息流贯穿整个会展期间。
会展本身是很大概念的集合，按形式包括会议、展览会、节庆等活动;按它们涉及和辐射的地域范围，可分为本地的、全国的、国际性的;按组织规模和参观人数分类，有小型的、中型的、大型的和特大型的。按会展的规格，可分成普通的、行业的、政府的和国际性的。小的会展则可以是本地的一个行业、组织或 企业 的活动，甚至是个人举办的类似于婚宴等。大型展览会的参观者可达数万人以上，小型的会议仅仅几十人。由于规模上具有明显的差异、重要程度不同、主办方等级、与会人数的多少，所有这些综合因素使得在会展的组织管理上、运作上有多种模式，这样不能用一个会展管理信息系统涵盖所有类型的会展活动，所以会出现多种不同形式的会展管理信息系统，各种系统的信息处理的 内容 和流程也不尽相同。
会展活动具有非常鲜明的阶段性，对于会议系统系来讲，可分成策划阶段、接待阶段、会议期间、结束阶段、休会期间;而对于展会系统，又可以分成展前、展中和展后三个阶段。两者在前期工作方面具有很多相似之处。对每个阶段的信息流程进行剖析，研究它们在不同环节的特点，不仅是设计会展管理信息系统的基础，也是做好管理工作、组织工作的基础。
二、信息管理模式的研究
由于会展形式的多样性，为会展管理信息系统的研究内容、系统设计带来很大困难，同时因为会展本身的特点，如果采用一般性的业务处理的模式，很难采用较为一致的框架来设计具有通用意义的会展管理信息系统。从业务处理层面来看，能够处理的信息是相当有限的，仅仅限于客户关系管理、会员管理、登记参会情况、场馆展位预订和租用等业务层面的信息;从信息处理流程来看，由于会展活动是一次性 发展 进程，从策划到结束基本上属于线性的过程，因此可以将会展信息系统看作一个开放式系统，不具有明显的反馈和系统状态控制的环节。这种面向业务层面的会展管理信息系统的生命力是不强的。
为解决上述矛盾，我们认为会展信息系统应突破以往管理信息系统设计基本模式，即一开始就应当设计一个为会展项目管理为目的，以会展项目管理、会务管理服务为主要研究内容，提供会展的项目策划、进程管理上需要的信息。从这个意义讲，虽然会展系统总的看来是一个仍然是一个开放式系统，但是在各个阶段的管理方式上可以加强阶段性、局部性的控制和管理，使会展系统和会展过程得到良好的控制，能够达到系统预定的目标，因此这样的会展系统不再是简单的开放式，而是若干个良好控制的闭环子系统的在时间进程上有机地结合。
面向管理应用的会展系统，能够很好的解决一般性和特殊性的 问题 。虽然会展活动的形式多样性和多变性，但是从会展的管理和进程的角度来看，都可以划分成策划阶段、接待阶段、会展阶段、结束阶段、休会阶段，完全可以忽略每次活动形式的差异，把各个阶段的工作抽象成策划、组织、落实和检查的研究内容，因此信息处理工作就转换成把会展各个阶段的项目的管理工作，系统的使用人员的主要工作就是制订所要完成的工作列表(项目)，并对项目的执行情况监督和控制。在会展活动期间的所有业务处理工作都融会在系统管理中来，即在项目管理的前提下实现业务数据的处理，提升业务数据处理内涵、意义和针对性。
这种以项目管理为主的管理信息系统的应用模式在其他管理信息系统应用中并不常见，可以认为是会展管理信息系统的独特之处。
三、以阶段控制为主要 研究 目标
管理信息系统系统的主要功能是通过信息对 企业 状态进行控制，而开放式会展系统缺乏反馈环节，不能实施有效的控制，我们研究的会展系统是在会展的各个阶段实施控制手段，在各个局部上进行阶段环节上的控制，即对整个阶段达到控制的.目的。
所谓控制在信息系统中可以有多种方式，在运用于项目管理方面，应当包括如下环节：策划、落实、监督、检查、确认。会展项目之间具有比较强的时间和空间依赖性。时间依赖性是指项目的准备和执行过程在时间轴上具有先后顺序依存的关系，如果一个项目延误了时间，其他项目又不能超越它的时候，就有可能造成整个活动的向后推移。在会展整个期间很多 工作又是并行运行的，各个部分工作完成的质量直接 影响 其他工作完成的好坏，当某个项目的物理属性尚未建立或建立不完整、不完善的势必影响其他项目的存在，这是空间上的依赖性。
会展活动的周期可能很长，但是真正举行活动，仅仅是很短的几天时间，其他时间都在筹划和准备，它们的工作直接影响会展活动的顺利举办和观众的满意度，如果出现差错和失误，很难有机会弥补并挽回影响，因此有必要在举办的前期，将所有可能发生的 问题 和情况进行有效的评估和认真考虑，防患于未然，做到万无一失。因此在会展信息管理上按阶段对本阶段要实施的项目进行有效的管理和控制，这就体现在会展活动的各个阶段都存在管理上的周期，用于对会展项目工作的策划，组织人员对各个项目分别落实，在会展项目完成情况监督和检查，对项目的实施的有效性进行确认，通过这种方式实现管理和控制。例如，会议的接待工作可用下表所示。
四、会展管理信息系统的策划功能研究
会展包括会议和展会两种形态，它们的信息管理工作有很大的区别，体现在控制的实体在形式上的不同，将其工作流程抽象成信息流之后，在很多方面具有相似之处，我们把它们归类在基本功能之中。这里仅讨论它们共同的、相似的处理功能。
在会展信息处理的基本功能包括：策划功能、管理功能、营销功能、信息发布、 网络 注册、财务管理、人力资源管理、后勤保障、邀请函管理等。其中最核心的工作是策划功能，由于篇幅关系仅讨论策划的功能需求，对其他功能不做讨论。
会展信息管理的策划功能是为会议和展览会的项目的起始阶段的策划服务的。在策划中需要大量的信息和会展管理的经验，根据会展项目的要求，如举办的时间和地点、会展的规格和性质，与会人员的级别和人数、会展覆盖的地域范围、最后要达成的效果，这些显性和隐性的问题在会展策划中是着重考虑的因素。由于会展活动具有非常明显区别的阶段性，不同阶段的任务、工作重心也不同，因此策划也应配合这样情况，针对会展不同阶段做相应的策划。由于会展的信息量很大，因此在策划时，必须认真对待工作出现的一些细节和可能发生的种种情况，并备有应对突发事件的紧急预案。
在策划中制定的项目包括两个方面的 内容 ：首先是确定项目内容，制定项目的基本内容，如项目名称、达到的目标、完成或考核的指标，项目在准备过程中、必须安排具体的负责人落实该项目，并在指定的时间内，按照考核指标进行检查;第二是项目之间流程关系，即项目之间的在时空方面存在某种耦合关系，确定项目的任务链和完成的时间链。我们把会展的信息管理的策划功能，按照会展的不同阶段进行划分，以阶段作为不同的研究对象，按筹备阶段、准备阶段、会前阶段、期中阶段、结束阶段和休会阶段的顺序进行，然后在针对每个具体的阶段作详尽的策划，逐步分解到具体的功能。对于不同阶段设计不同的功能需求，这也是我们研究的重点，系统的所有功能需求都围绕着策划的功能需求展开进行的。
五、结语
通过对会展信息管理的 分析 和研究，此类信息变化和跨度等很大的信息系统，开放式是其主要特点，采用面向业务数据处理的模式不能对会展信息进行有效的管理和控制，笔者采用项目管理的研究 方法 ，以面向项目管理的模式对其各个发生阶段进行局部控制，以项目的策划、落实、监督、检查和确认的工作环节的形式实现局部上的反馈控制，从而达到对整个项目进行控制的目的，以这种方式组织的管理信息系统能够较好地适用于不同形式的会展信息管理的需求。
会展项目管理实训课程是培养会展管理类专业人才的核心实践课程，该课程实施效果的好坏，直接关系到会展管理专业人才的培养质量。自2002年会展管理类专业开办以来，各高校在会展项目管理实践教学上进行了许多积极的探索，目前多数高校采用的是展会现场服务实践为主，课内单项实训为辅的实践教学模式。由于受展会时间、现场服务内容等条件的限制，该模式存在：“实践内容不系统、与理论教学内容差距较大、学生专业素养及实际操作技能难以得到全面提升”等问题。为此，本文在借鉴财务、营销等沙盘模拟实训课程教学成功经验的基础上，对会展项目管理沙盘模拟实训课程的内容及教学实施等问题进行了较深入的探讨，提出了一种新的教学思路，以解决目前会展项目管理实训课程教学实施中遇到的问题。
一、会展项目管理沙盘模拟实训课程教学的基本构想
会展项目管理沙盘模拟实训课程是把会展项目的基本状况和管理运作任务全部展示在模拟沙盘上，将复杂、抽象的管理理论以最直观的方式让学生体验、学习的体验式情景教学方式。其基本构想包括：教具设计和教学实施。首先，课程的教具由6-8张沙盘盘面组成，分别代表6-8个相互竞争的会展项目管理团队，沙盘盘面按照会展项目管理过程划分为启动管理区、计划管理区、执行与控制管理区以及项目结束管理区四大区域，每个管理区域内设置有具体工作任务，例如：启动管理区域内设置有：团队组织与分工、编写项目建议书及可行性研究报告等工作任务。其次，教学实施前应把会展项目所处的内、外环境抽象为一系列的规则及条件展示在盘面上，再由学生组成6-8个相互竞争的团队，在沙盘上进行3-5年的运营与管理模拟实训，实训要求学生将团队组织、战略规划、资金筹集、市场营销、成本控制、进度控制、质量控制、合同管理、风险管理等管理理论与方法渗透到每项工作任务的实际操作中。学生通过参与模拟经营->对抗演练->教师评析->学生感悟等一系列实训活动，会对会展项目管理全过程有一个真实的体验，完成理论知识与实践操作的有机结合、团队协作精神的培养、管理技能及决策能力的提高。
二、会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学内容及实施步骤
(一)会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学内容
会展项目分为会议、展览与特殊活动三种类型，会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学内容可以按照各高校人才目标的要求选择其中两种或一种类型的会展项目进行实训，所选项目经营周期设定为每年举办一次，要求举办三到五次。实际教学中可依据教学需要采用指定项目模拟竞争与非指定项目探索创新两种方式中的一种，但无论选择哪一种，均应要求学生依据所学专业知识及会展项目管理程序，完成组织搭建、人力资源分配、资金筹集与管理、项目营销、人员沟通、冲突与风险解决等各项管理工作及书面报告，通过书面报告的评析，检验所做管理工作及决策的有效性及正确性。
(二)会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学实施步骤
1、组织准备工作
组织准备工作是会展项目管理沙盘模拟的首要环节。主要内容包括三项工作：首先，教师讲解课程的性质、任务、操作过程，使学生对该课程有所认识；其次，依据学生的意愿进行分组，每组一般为5-6人，可将一个班的学生组成了6-8个相互竞争的模拟团队；最后由学生协商确定项目经理、策划、运营、财务、人力等主要管理岗位人选，明确岗位责任，要求在3-5年的模拟经营过程中，应进行岗位互换，以体验角色转换后考虑问题出发点的相应变化，让学生学会换位思考。
2、确定项目，进入初始状态
如果选择指定项目模拟竞争方式实施教学，教师应宣布项目，说明项目的历史背景、明确项目的主题、讲明该项目所拥有的各类资源、所处的市场环境及要遵循的市场规则，使学生对所要进行的项目有一个较清楚的认识，并把从老师那里获得的人、财、物及客户资源等基本信息展示到沙盘盘面上，为下一步项目的运营管理做好铺垫。如果选择非指定项目进行探索创新方式实施教学，教师应组织学生查阅相关资料，让学生们依据查阅的资料，发现并确认市场机会，确定会展项目的类型、主题、基础资源及市场条件，并将资源及市场条件展示在沙盘上，进入运营管理的初始化状态。
3、开展项目管理，进行竞争模拟
开展项目管理、进行竞争模拟是会展项目管理沙盘模拟实训课程的主体部分，应按会展项目管理程序展开。教师指导学生进入项目第一个经营周期的启动管理区，开始组织管理团队、明确分工及职责，按要求完成区域规定的各项工作任务及经营管理文件的编写，然后再依次进入计划管理区、执行与控制管理区以及项目结束管理区，完成每个区域内的相关的工作任务及经营管理文件的编写，最后学生将第一个经营周期内形成的所有经营管理文件按要求整理成册，上交指导教师，指导教师讲评后，学生在总结经验教训基础的上，再依次进入第二、第三个经营周期的模拟经营与管理。具体实施中要注意商业竞争氛围的营造，应注意以下几方面：
●每个经营周期结束后，应对经营成果及经营过程中生成的管理文件进行评析、总结，按经营效果及利润进行排序，以鼓励先进，鞭策落后。
●下一个经营周期开始前，要求学生针对上期经营存在的问题，应做好人员岗位的调整、经营计划与策略的调整，争取进步，取得更好的经营效果及利润。
●经过3-5个经营周期的循环上升式的训练，要评定出最终的优胜团队，给予奖励。
在这个过程中学生会产生思想的碰撞，在学会沟通与协作、逐步感悟管理理论运用的魅力、深刻体验经营的艰辛与竞争的压力的过程中，提升个人管理决策能力。
4、现场案例解析
现场案例解析是沙盘模拟课程的精华所在，教师对项目每个经营周期学生上交的书面报告将进行分析和评价，指导学生深刻反思该经营周期的运营与管理成在哪里？败在哪里？竞争对手情况如何？是否需要对项目下一个经营周期的发展战略及经营管理方式进行调整？教师将应结合课堂整体情况，找出大家普遍困惑的问题，对现场出现的典型案例及模拟经营中所形成的经营成果数据，用学生所学过的管理理论进行深入刨析，让学生深刻感悟管理理论知识在管理实践中的运用，在巩固所学过的管理理论的同时，逐步提高分析问题、解决问题的能力。
三、会展管理沙盘模拟实训课程设计及实施中应注意的问题
(一)会展沙盘模拟实训过程中指导教师的重要作用
虽然整个模拟过程都是学生们自行运作，但是指导教师在其中所起的作用是非常重要的。要求指导教师不但要拥有会展管理及运营方面的专业知识，还要具备较强的指导、协调和控制能力，最好具有会展管理及运营方面的实际经验。因此，各高校在课程开设初期，应聘请会展项目管理专家参与课程设计与实施，以解决专业教师实际工作经验不足的问题。
(二)课程要体现商业竞争氛围，避免将课程变成主题班会
其间的.重要区别在于：课程要求每个经营周期均要形成管理文件及经营成果，每个经营周期结束后，指导教师要对每个团队的经营成果及管理文件进行评析、总结与排名，以激励学生继续努力，争取成为最终优胜团队。学生通过“积极参与-教师讲评-自我总结——改进管理”这样3-5个经营周期的竞争训练，经历了挫折、失败与成功，个人专业素养及实际操作技能将得到全面的提升。
(三)在开展会展管理沙盘模拟实训课程的教学过程中，教师必须注意引导学生诚信和亲历亲为
诚信是的企业生存之本，是会展项目作大作强的重要保障，也是学生未来健康发展应具备的基本素养。在课程实施过程中教师要及时纠正那些投机取巧、不讲诚信的学生的不当行为，引导他们树立诚信经营的观念和踏实的工作态度，让他们懂得学习的目的是为了提高自己，提倡勇于面对挫折和失败的精神。
(五)会展项目管理沙盘模拟实训课程可设立评奖制度，以鼓励学生竞争、创新的精神
例如：优胜团队可以获得在校园内组织一次真实模拟的机会，项目启动经费，可从校实验费用中划拨一部分，不足部分鼓励学生通过商业运作的方式予以解决，为了激励学生的热情，对于模拟实战的收益及经费节余可留给学生自行分配。
(六)会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学安排
会展项目管理沙盘模拟实训课程在教学安排上可与会展项目管理理论课程相配合，也可以在所有专业课学完之后，独立开设。无论采用哪一种方式都是要以提高学生巩固理论知识、提高应用技能、开拓创新能力为目标。
会展项目管理沙盘模拟实训课程是解决会展项目管理实训的一种新思路，但尚存在诸多的问题，本文仅就会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学内容及实施步骤等问题作了一些探讨，抛砖引玉，希望能引起业内人士更深入的讨论与研究，以推进我国会展管理专业人才培养质量的提高。
国会在完成奥运接待任务后，北京北辰实业股份有限公司投资建设改建成会议展览中心。在业内率先推行“一站式服务”， 在同一场馆内为客户提供会、展、餐、住宿，为展览客户和大型活动客户提供最大限度的便利，提升服务效率，改善客户体验。
（一）场馆利用情况
、B2层。场馆负一层为5、6号展馆及国会内部员工区，有连廊通往国家会议中心大酒店。5、6号展馆内有隔板墙可将展馆联通、隔断，为参展商提供不同面积的场馆，通常作为大型会议盒饭的用餐场馆，可容纳2000多人同时进餐。
2.一二层。场馆一层有多功能厅和大宴会厅。多功能厅的面积为1836O，可以分为A（594O）B（648O）C（594O）厅，AB（1242O），BC（1242O），多功能厅可用于会议、展览、餐饮。因为有隔音效果强的隔板，场馆可以被分为隔间，允许餐饮和会议同时进行，提高了场馆的利用率。宴会厅面积为4860平方米，可用隔板墙分为A、B、C厅（各1620O），AB（3240O），BC（3240O），ABC厅也可组合使用。多功能厅和大宴会厅经常也承接公司年会及婚宴等餐饮，在时间上提高了场馆的利用率。
3.三四层。场馆三层多为中型会议室（多数为135O），可用作小型餐饮，用作大型室内餐饮的地方较少。三层也有大片空地，可作为展览区、休息区、茶歇区。
四层有连廊通往国家会议中心大酒店，为参会者前往酒店提供了便利。四层通往酒店的北面空地利用率也非常高，可作为小型展会使用地、自助餐场地、大型鸡尾酒会等。四层的大会堂前身是2008年奥运时的击剑馆。有6400O，可分为A（3600O）、B（2800O）段，是很多大型年会的首选之地，可容纳3000人就餐。
（二）餐饮管理问题
1.难以提供精细化服务。国会的餐饮服务难以精细化。会展业一般是人口密集型活动，规模较大，难以精细化。一位服务人员要同时为几十人服务，很难满足客人的个性化需求，有时连规定的服务难以做到。
2.场馆改建不合理，物资周转慢。员工流线与客人流线有交叉，负一层的员工区位于参会者去展馆的必经之路。员工流线复杂，不同楼层的员工不熟悉不同区的员工通道。布草库、餐饮库、管事部在不同的楼层，物资周转很慢，若没有备好物资或遇到突发紧急情况，不能及时解决问题。
3.浪费现象严重。企业追求宴请的规模，要求提供较高的餐标，造成严重的浪费。如某汽车发布会餐标是500元每人，一桌1300人，共60桌，桌上的菜品浪费率达90%，造成30多万元的浪费。
摘要：《会展项目管理》是一门比较抽象但又重要的课程，我院会展专业采用学做一体的模式对本课程进行了设计。
关键词：会展项目管理;课程设计;学做一体
1《会展项目管理》课程简介
课程主要内容与目标
本课程是利用项目管理的一般原理，结合会展项目的具体特点，对会展项目的启动、计划、实施、控制、财务管理、风险管理和项目后评估等内容进行学习，使学生了解会展项目管理的流程，掌握会展项目管理的基本理论和方法。本课程旨在培养学生的专业能力(策划能力、项目管理和组织能力、项目现场掌控能力等)，方法能力(信息收集能力、评价能力、自学能力等)和社会能力(团队协作能力、沟通控制能力等)。
课程地位与性质
《会展项目管理》是会展策划与管理专业的必修课，同时也是一门核心课程，起着承前启后的作用，它是对《会展概论》、《会展实务》、《会展营销》、《会展策划》等课程的综合应用，在整个会展策划与管理专业的课程体系上起着关键性作用。
2课程设计的基本原则
本课程以市场化运作的校园展会活动为载体，采取项目管理方法，由学生在专业教师的'指导下自主策划并组织一个真实的会展项目，并以此贯通《会展策划实务》、《会展营销》等专业核心课程。
学生主体原则
本课程在教学过程中，采取“以任务为主线、以学生为主体”的任务驱动教学法，教师只负责理论指导和答疑解惑。在项目启动阶段，根据任务设置了宣传推广、招展、招商、现场管理与服务、物品准备五个小组，之后，民主选举了项目经理和五位组长，之后，每位组长招兵买马，建立了自己的队伍。在整个课程教学过程中，学生同步完成了校园展会项目的启动、计划、实施、控制、收尾等一系列工作，真正实现了学做一体。
情景真实原则
与其他课程的课内模拟实训不同，本课程的实训是在真实情景下完成的，在操作过程中，同学们会遇到各种各样的问题，比如按计划到教室做宣传，却发现教室内学生不多或者对宣传内容不感兴趣，因为是真实的工作，他们就需要想办法应对这些意外情况，这种锻炼是课内实践不可能实现的。
能力本位原则
一方面，会展专业是一个实践性很强的专业，需要学生具备良好的动手能力；另一方面，从教育理论角度出发，学做一体也是理想的教学模式，早在1900年，杜威就提出“最好的教育就是‘从生活中学习、从经验中学习’”，所以，在本课程的教学中，我们以培养学生动手能力为核心目标，采用理论-实践-理论-实践的模式，即先在课堂上介绍相关理论，然后让学生去完成相应的工作，遇到困难后再回头学习相关理论，寻找对策，然后付诸实践，解决问题。
技能与素养并举原则
根据我们对会展公司的调查，他们对员工的期望，除了业务操作能力外，还包括良好的应变能力、创新能力、交流沟通能力、团队合作能力等，这些能力在学做一体的项目分组操作过程中都能得到有效提升。
3课程设计的主要内容
学生在大一开设《会展实务》课程时，已经举办过一次校园展会，当时主要是训练展会操作的相关技能，本届展会在学生已经熟练掌握展会业务操作的基础上进行，主要训练学生项目管理的技能，经过师生的共同努力，展会在第十六周成功举办。
4课程实施总结与反思
小组长的重要性
经同学们民主选出的小组长们各个尽职尽责，善于开拓、创新，为展会的圆满成功发挥了重要作用。
学校的大力支持
学校及系部领导高度重视、大力支持、精心指导，协调相关部门为展会提供了场地、水电、医疗、安保等便利，从而为课程的教学实践提供完善的外界环境。
合理安排人员的重要性
本届展会完全由同学们自主选择小组，结果因招展工作难度大、报名人数最少，影响了招展的成效。在以后的教学中，可以设置任务难度系数，鼓励勇于挑战自我的同学参加招展组。
